Vula Mobile

Les systèmes d’orientation actuels sont inefficaces. La plupart des orientations sont réalisées par téléphone, par fax ou sur document papier. C’est lent, inefficace, et cela ne permet pas toujours de donner aux patients un rendez-vous avec un spécialiste assez rapidement. Un appel téléphonique peut prendre des heures et les spécialistes sont submergés de demandes par téléphone. Ils choisissent souvent de s’occuper des patients plutôt que de répondre au téléphone, et les médecins qui les contactent peuvent passer des heures à essayer de les joindre : « Il m’est arrivé d’appeler 37 fois à partir de mon téléphone portable pour essayer de transférer un patient. Je sais que mes collègues sont parfois obligés d’envoyer des patients sans avoir pu joindre le médecin vers lequel ils les orientent » a déclaré un médecin de région rurale de Sutherland, dans le Cap du Nord. Les distances sont énormes et l’accès au transport est problématique. Certaines personnes font des déplacements inutiles pour se rendre dans des centres tertiaires, et d’autres sont dans l’impossibilité d’y arriver aussi rapidement qu’elles en ont besoin.

Fonctionnement de l’application : avec Vula, un agent de soins de santé primaires utilise son téléphone mobile pour remplir le formulaire approprié et l’envoyer au spécialiste de service dans le centre de recours. Le spécialiste peut utiliser la fonction de chat de l’application pour demander de plus amples informations ou des photographies avant de donner son avis sur le traitement, ou donner un rendez-vous (urgent ou non) dans un hôpital de recours. Les formulaires d’orientation de Vula permettent de collecter les données cliniques appropriées dès le départ, pour guider l’agent de soins de santé primaires lors de l’examen. Cela signifie que le spécialiste reçoit les informations dont il a besoin sur le patient et peut être sûr que l’agent de santé a bien effectué l’examen préliminaire nécessaire :1. Lorsqu’il effectue une nouvelle orientation, l’agent de soins de santé primaires choisit le spécialiste approprié de l’équipe concernée dans le centre de recours. La personne de service est clairement indiquée.2. L’agent de soins de santé primaires remplit le formulaire adapté pour la spécialité concernée, par exemple l’ophtalmologie. En haut du formulaire, l’application montre à qui cette information est adressée, si cette personne est de service, ainsi que son numéro de téléphone.3. L’application peut être utilisée pour envoyer des photographies parallèlement aux informations cliniques. Cela peut être extrêmement utile pour les spécialités telles que l’ophtalmologie, la dermatologie ou l’orthopédie. Une fois que toutes les informations cliniques ont été rassemblées, l’agent de soins de santé primaires clique sur « Refer patient » (Orienter patient) pour envoyer la demande. Le spécialiste est immédiatement prévenu par un son et une notification. Cela signifie plus de temps pour les patients. Contrairement aux appels téléphoniques, avec cette solution l’agent de soins de santé primaires peut voir le prochain patient en attendant de recevoir l’avis du spécialiste, plutôt que de passer une heure au téléphone à essayer de joindre quelqu’un.4. Si le spécialiste a d’autres questions après avoir reçu le formulaire, il peut utiliser la fonction de chat pour communiquer avec l’agent de soins. Cette fonction sert également à conseiller l’agent de soins de santé primaires sur le traitement, et à donner rendez-vous. Les protocoles de traitement peuvent être envoyés sous forme de fichiers image. Toutes les informations échangées sur le chat sont archivées avec le formulaire dans la base de données Vula pour future référence et à des fins de responsabilité médico-légale. Avec le système de chat instantané sécurisé de Vula, l’agent de soins de santé primaires obtient une réponse rapide du spécialiste. Dans 25 % des cas, cela signifie que le patient peut être traité au centre primaire.Une plateforme, plusieurs solutions. Vula permet d’ajouter facilement des formulaires d’orientation pour de nouvelles spécialités. Cela signifie que les agents de soins de santé primaires n’ont pas besoin de se souvenir de plusieurs méthodes d’orientation différentes pour différents services hospitaliers. Avec l’adoption de Vula à l’échelle nationale, les agents de santé n’auront besoin que de leur téléphone mobile pour toutes les orientations. Vula favorise la responsabilisation des agents de santé et donne accès à des informations qui sont actuellement invisibles : • Responsabilité du spécialiste. Comme tous les échanges réalisés à travers Vula sont stockés sur un tableau de bord, les médecins d’encadrement peuvent utiliser le système pour veiller à ce que les conseils corrects soient donnés de façon polie. ‣ ‣ • Rend les données des orientations visibles sur plateforme numérique. Vula sauvegarde toutes les données relatives à l’orientation et en facilite l’accès. Pour un administrateur, c’est une source d’information précieuse. Par exemple, nous savons qu’en juin/juillet 2016 : ‣ 69 % des orientations vers le service de dermatologie de Tygerberg ont obtenu une réponse en 15 minutes ; 34 % des orientations vers le service d’ophtalmologie de Tygerberg étaient issues de régions rurales ; environ 25 % des orientations ont été traitées au centre de santé primaire sur les conseils du spécialiste, ce qui a évité au patient de se rendre à l’hôpital.

Vula est une application Android et iOS qui facilite l’orientation entre agents de santé primaire et médecins spécialistes. Elle a été créée par le docteur William Mapham (ancien vice-président de RuDASA et actuellement chef de service adjoint d’ophtalmologie à l’hôpital de Tygerberg) sur la base de son expérience de médecin rural et de spécialiste. Les contributions des spécialistes et agents de santé du ministère de la Santé ont été prises en compte dans le développement de Vula. Vula propose actuellement des formulaires d’orientation pour les brûlures, la médecine familiale, la cardiologie, la dermatologie, l’otorhinolaryngologie, le VIH, l’ophtalmologie, l’oncologie, la neurochirurgie, la médecine interne et l’orthopédie.